Planowanie, delegowanie i egzekwowanie zadań
Podczas warsztatów Uczestnicy poznają zasady budowania w organizacji środowiska pozwalającego na wykorzystanie w jak największym stopniu siły zarządzania przez cele, która wynika z dążenia do maksymalnego zespolenia wysiłków indywidualnych, w wysiłek wspólny, zapewniający pomyślność całej organizacji.
Uczestnicy dowiedzą się, jak każdy z pracowników może wnieść określony wkład w efektywność swojego obszaru organizacyjnego. Jeśli wszyscy osiągną własne cele, tym samym będą zrealizowane cele poszczególnych jednostek, co w efekcie prowadzi do tego, że nadrzędne cele organizacji zostaną zrealizowane.
Cele szkolenia
- Zapoznanie Uczestników z procesem skutecznego planowania zadań. Uczestnicy będą uczyć się tworzyć klarowne cele, priorytetyzować zadania oraz opracowywać realistyczne i osiągalne plany działania.
- Rozwinięcie umiejętności delegowania zadań w sposób efektywny i odpowiedzialny. Uczestnicy będą uczyć się identyfikować odpowiednich pracowników do wykonania zadań, komunikować oczekiwania oraz zapewniać wsparcie i feedback w trakcie realizacji zadań.
- Nauczenie różnych technik i strategii egzekwowania zadań w przypadku ich niewykonania lub opóźnienia. Uczestnicy będą rozwijać umiejętności radzenia sobie ze zbliżającymi się terminami, rozwiązywania konfliktów oraz motywowania do działania.
- Rozwijanie umiejętności budowania efektywnych relacji z członkami zespołu w kontekście planowania, delegowania i egzekwowania zadań. Uczestnicy będą uczyć się komunikować jasne oczekiwania, motywować do działania oraz udzielać wsparcia i feedbacku.
- Poprzez rozwój umiejętności planowania, delegowania i egzekwowania zadań, wzrośnie produktywność i efektywność indywidualna, jak i zespołowa. Uczestnicy będą uczyć się organizować swój czas, wykorzystywać dostępne zasoby oraz eliminować przeszkody w realizacji zadań.
Program szkolenia
1. Definiowanie celów i ustalanie priorytetów, czyli jak unikać gaszenia pożarów
- Największe bolączki managerów w organizacji pracy.
- Metody SMART i WARTO w procesie wyznaczania celów.
- Przegląd technik związanych z definiowaniem celów.
- Technika ALPEN – o krok bliżej na rzecz doskonałości biznesowej.
- GTD jako pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami.
- Techniki radzenia sobie ze zmianą priorytetów zadań – jak zarządzać wielozadaniowością i odpowiedzialnością.
- Horyzonty planowania – klucz do określania priorytetów. Ustalanie priorytetów pod kątem ważności i pilności.
2. Kluczowe zasady delegowania i egzekwowania zadań
- Zasady rządzące sprawnym delegowaniem i egzekwowaniem zadań.
- Ustalanie priorytetów pod kątem ważności i pilności.
- Komunikacja nastawiona na cel i budowanie relacji jako kluczowa sprawność menedżerska wykorzystywana w procesie delegowania i egzekwowania.
- Zasady przywództwa sytuacyjnego Blancharda – komu i jak delegować? Delegowanie zadań zgodnie z kompetencjami pracowników, ich wiedzą i potencjałem zawodowym.
- Procedura delegowania i monitorowania zadań w zależności od fazy dojrzałości pracownika – Co i komu mogę delegować w moim zespole? Co mogę usprawnić?
- Korzyści płynące z delegowania? Delegowanie jako inwestycja w czas.
- Korzyści płynące z delegowania.
- Opory przed delegowaniem.
3. Egzekwowanie zadań i udzielanie informacji zwrotnych
- Funkcja informacji zwrotnej w procesie egzekwowania zadań.
- Sposoby udzielania informacji zwrotnej.
- Właściwe dopasowanie metody informacji zwrotnej do odbiorcy.
- Radzenie sobie z oporem na informację zwrotną.
4. Kompetencje w procedurze delegowania w trybie zdalnym
- Planowanie
- Określenie priorytetów.
- Wybór osoby do zadania.
- Zasoby konieczne do realizacji celu.
- Określenie ram czasowych.
- Monitorowanie
- Tworzenie kamieni milowych.
- Rozmowy podsumowujące.
- Scenariusze na sytuacje problemowe.
- Kontrola rozumienia instrukcji, zadania.
- Egzekwowanie
- Kreowanie samodzielności pracowniczej.
- Dopasowanie dojrzałości do technik egzekwowania pracy.
- Techniki wsparcia w trakcie realizowania polecenia.
- Tworzenie planu naprawczego – w sytuacji braku realizacji zadania przez pracownika.
- Informacja zwrotna pozytywna i negatywna.
- Asertywność w egzekwowaniu.
5. Delegowanie jako narzędzie rozwojowe
- Co motywuje ludzi? – źródła motywacji.
- Lider motywujący vs lider demotywujący.
- Poziom motywacji a efektywność działania – jak motywacja wpływa na zaangażowanie w wykonywane zadania?
- „Mapowanie motywatorów” – analiza czynników podnoszących poziom motywacji do wykonania zadania.
- Problem demotywacji – przeciwdziałanie przeciążeniu i wypaleniu zawodowemu.
