Profesjonalny sekretariat
Efekty szkolenia
- Zwiększona wiedza o zasadach pracy sekretariatu: funkcji, obowiązków i zasad działania sekretariatu oraz budowanie profesjonalnego
- Rozwinięcie umiejętności organizacyjnych tj. umiejętności zarządzania czasem, planowania spotkań, rezerwowania podróży służbowych oraz efektywnego wykorzystania narzędzi biurowych i nowych technologii
- Doskonalenie komunikacji i obsługi klienta – skutecznej komunikacji werbalnej i pisemnej, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej, oraz profesjonalnego podejścia do obsługi klienta i partnerów biznesowych
- Poznanie etykiety komunikacji pisemnej, emailowej i bezpośredniej, co wpłynie na poprawę komunikacji i współpracy
- Podniesienie jakości pracy sekretariatu, co przyczyni się do zwiększenia efektywności całej organizacji poprzez lepsze wsparcie administracyjne i organizacyjne
Program szkolenia
1. Wprowadzenie do roli sekretariatu
- Definicja roli sekretariatu w kontekście organizacji
- Omówienie znaczenia efektywnego zarządzania biurem oraz wsparcia administracyjnego dla funkcjonowania organizacji
- Przedstawienie kluczowych zadań i obowiązków sekretariatu oraz roli sekretarza w zapewnianiu sprawnego funkcjonowania biura
2. Profesjonalny wizerunek – elegancja w pracy
- Biznesowy ubiór – dominujące kanony
- Zasady elegancji – jak nie popełniać błędów dobierając garderobę
- Typy strojów, dodatków i biżuterii – dostosowanie ubioru do okazji
- Profesjonalny wygląd – fryzury, makijaże, manicure
3. Umiejętności organizacyjne
- Skuteczne zarządzanie czasem: techniki planowania, priorytetyzacji zadań oraz eliminacji marnotrawstwa czasu
- Planowanie spotkań i konferencji: organizacja agendy, rezerwacja sal, przygotowanie dokumentacji
- Zarządzanie podróżami służbowymi: rezerwacja transportu, zakwaterowania, przygotowanie itinerariusza
- Obsługa oprogramowania biurowego: programy do przetwarzania tekstu, arkusze kalkulacyjne, prezentacje
- Doskonalenie umiejętności korzystania z narzędzi online do planowania, organizacji i komunikacji
4. Komunikacja i obsługa klienta
- Doskonalenie umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej wewnętrznej i zewnętrznej
- Profesjonalna obsługa klienta i partnerów biznesowych: radzenie sobie z pytaniami, reklamacjami i innymi interakcjami
- Rozwijanie umiejętności empatii i skutecznego rozwiązywania problemów
5. Korespondencja elektroniczna i tradycyjna
- Poczta elektroniczna – reguły eleganckiego pisania e-maili
- Poczta tradycyjna – język korespondencji, forma i treść, układ graficzny pism, wstępy i zakończenia
- Zasady zapisywania liczb, kwot i dat, adresowanie i kopertowanie
- Firmowe życzenia, pochwały i gratulacje, biznesowe zaproszenia
6. Sztuka telefonicznej rozmowy
- Reguły prowadzenia telefonicznych rozmów
- Powitalne oraz pożegnalne zwroty przy obsłudze połączeń przychodzących i wychodzących
- Łączenie i przekierowywanie telefonicznych rozmów
- Filtrowanie rozmów przychodzących i polityka prywatności
7. Doskonalenie umiejętności administracyjnych
- Techniki protokołowania spotkań i konferencji
- Prowadzenie korespondencji: tworzenie profesjonalnych wiadomości e-mail, przygotowywanie dokumentacji
- Przygotowywanie raportów, prezentacji i innych materiałów administracyjnych
